Unterschiedliche Kommunikationsbedürfnisse

Verschiedene Branchen, meist zwei Geschäftsführer bzw. Vorstände. Anderer Kontext, anderer Fokus, unterschiedliche Arbeitsweisen. Dann noch nach jeweils

persönliche Präferenz oder situationsbedingt ein anderer Kommunikationsweg: Teams, Slack, Mail, WhatsApp, SMS oder telefonisch. Dazu noch die Kommunikation mit Mitarbeitern, Dienstleistern und Kunden.

Definitiv eine Herausforderung, die ich im Angestelltenverhältnis nicht in so einem Ausmaß zu bewältigen hatte. Jetzt muss ich schauen, wie ich mich und meine Kunden organisiere. Muss wissen, wo ich was finde und selber einschätzten, was praktischer ist, um für jeden Kunden effizient arbeiten zu können. Mal abgesehen von meinen Notizen und meinem persönlichen Aufgabenmanagement. - ich lieb's!

Bei Neukunden klopfe ich zunächst ab, wie es aktuell läuft, frage wie es am liebsten wäre und wo insgesamt die aktuell größten Herausforderungen liegen. Grundsätzlich fange ich bei Aufgaben und Arbeitsweisen so an, wie es aktuell ist. Finde mich rein, denn auch wenn mein erster Impuls ist, dass es einfacher geht, möchte ich in erster Linie verstehen, woher kommt die Art und Weise und was steckt - ggf. auch nur historisch gewachsen - dahinter. Wo liegen Spielräume für meinen Bereich, der meist auch das erste Mal in dieser Art abgegeben wird, und womit sollte ich noch besser warten. Erst dann arbeite ich mich vor und zeige dabei, dass ich auch alles im Griff behalte, auch wenn ich es ggf. anders mache.

Tatsächlich ist mein Input oft erwünscht, der Beratungsaspekt mit Prozessoptimierung und Schaffung eines grundsätzlichen Überblicks ist regelmäßig Teil meiner Beauftragung. Mein klarer Blick von außen, mit Erfahrungen von anderen Unternehmen und meiner persönlichen Organisationsfähigkeit, wird gern angenommen, was mich besonders freut. Aus Zeitmangel gewachsene und unliebsame Strukturen landen direkt auf meiner Liste und sind ab jetzt nicht mehr dein Problem ;)

Zudem interessant ist die Dynamik und Aufgabenteilung zwischen Unternehmensleitungen. Wenn ich zB. für zwei Parteien mit einzelnen und auch gemeinsamen Themen im Einsatz bin, ist Fingerspitzengefühl gefragt.

Bei einem nicht zu verachtenden Teil meiner Unterstützung für Geschäftsführer, Vorstände und Einzelunternehmer geht es um Vertrauen. Ich habe direkt mit sensiblen Informationen zu tun, habe Kontenzugänge, sehe alle Zahlen und bekomme schnell mit, wo es noch hapert. Die Aufgaben und Zugänge können dabei selbstverständlich auch nach und nach wachsen, eben wie es das individuelle Vertrauen es zulässt.

Da ist es gerade zu Anfang bei neuen Kunden, insbesondere bei der Remotearbeit, besonders wichtig, die Art der Kommunikationsbedürfnisse zu verstehen. Alle brauchen unterschiedlich Feedback. Bei manchen brauche ich das ToDo nur zugerufen bekommen und darauf mit einen grünen Haken reagieren und mit anderen habe ich nicht jeden Tag zu tun und muss sie mehr in meinen Bearbeitungsprozess mitnehmen.

Umso länger meine Unterstützung andauert, desto entspannter und unkomplizierter wird die Kommunikation und damit die Zusammenarbeit. Sofern es die Entfernung zulässt, bin ich auch ein Fan von persönlichen Treffen. Für Gespräche außerhalb der Projektarbeit, um den Menschen kennen und verstehen zu lernen. Den trockenen Humor und die Vorbehalte durch negative Erfahrungen. Alles was gut und weniger gut lief, hat schließlich Einfluss auf die Offenheit für jemanden der so schnell nah ins Innere kommt und die eigenen Aufgaben zuverlässig übernehmen möchte.

Sobald das blinde Vertrauen beginnt, fängt die richtige Effizienz an. Mein Kunde hat es ausgesprochen und direkt aus dem Kopf. Weiß, dass es in seinem Sinne erledigt wird. Da beginnt der größte Vorteil an einer virtuellen Assistenz. Flexibel, nah und breit aufgestellt. Wenn ich nicht weiter weiß, kenne ich jemanden, der es kann. Mit jedem neuen Kunden und jedem Projekt wächst mein Erfahrungsschatz inhaltlich sowie persönlich.

Was ich bereits festgestellt habe: Neuaufträge muss ich mit ausreichend Zeit beginnen, um schneller bei der Schaffung von Strukturen und Vertrauensaufbau sein zu können. Dafür muss zu Beginn ein guter Einblick in die Anfangssituation möglich sein. Da kommt man um einen Vertrauensvorschuss und viel Kommunikation nicht umhin.

Ich beginne nicht bei mehreren Neukunden gleichzeitig, da ich mich komplett auf ein neues Unternehmen konzentrieren möchte, gerade weil ich ansonsten noch weitere laufende Projekte betreue. Erst wenn ich in der Kundenarbeit gefestigt bin, kann ich Arbeit abgeben. Derzeit gebe ich einzelne Aufgaben ab, um mehr wachsen zu können und mehr Zeit für Neuaufträge zu sein.

Abschließend kann ich zusammenfassen, das Tool ist mir egal, Hauptsache wir einigen uns für den Regelfall. Und im Notfall bin ich telefonisch erreichbar. Diesen Unterscheid muss ich machen, damit ich nicht von 10 Leuten angerufen werde und mir alle etwas zurufen und nachher noch tatsächlich wichtige und dringende Dinge untergehen.

Denn schlussendlich priorisiere ich. Klarheit schafft Vertrauen und bringt alle voran.

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